В связи с противоэпидемическими мероприятиями и удаленной работой многие компании не успели уведомить работников в срок до 30 июня о возможности выбора между бумажной или электронной книжкой. Поэтому этот сроки продлили (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887). Ранее нужно было уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки до 1 июля. Теперь этот срок перенесен на 31 октября 2020 года.
Что нужно знать об электронной версии трудовой книжки, рассказала начальник управления Пенсионного фонда РФ № 14 по Москве и Московской области Наталья Рубанова.
Что такое электронная трудовая?
С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. По сути, это все та же привычная трудовая, только в цифровом формате. Все сведения, которые раньше работодатель записывал в бумажную трудовую книжку, будут храниться в электронном виде в Пенсионном фонде России. Посмотреть их можно в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг.
Электронные трудовые открывают сотрудникам удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности и позволяют минимизировать ошибочные сведения.
Использование электронной трудовой книжки дает возможность дистанционного трудоустройства, снижает издержки на ведение бумажных книжек, обеспечивает высокую безопасность личных данных. Электронную версию нельзя потерять.
Есть ли выбор
«Переход на электронный формат – дело сугубо добровольное, – отметила Наталья Рубанова. – Единственное исключение – люди, которые с 2021 года устраиваются на работу впервые. У них бумажной книжки не будет, все сведения будут вестись только в электронном виде. Все остальные могут сделать свой выбор до конца 2020 года. Для этого нужно подать заявление работодателю в произвольной форме, какой трудовой вы хотите пользоваться».
Если работник предпочтет сохранить бумажную версию, то работодатель обязан вести трудовую в двух вариантах - на бумаге и в электронном виде. Те, кто выберет вариант формирования трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки.
Время на раздумье
Уведомить работника о переходе на новый формат должен работодатель. По новым правилам сделать это он должен до 1 ноября 2020 года. После вручения письменного уведомления дается время подумать. Окончательно определиться с выбором работник должен до конца 2020 года. В отношении тех сотрудников, которые до конца года не напишут заявление, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку.
Если передумали
Оформить электронную трудовую книжку можно в любой момент. Если сотрудник написал заявление о ведении бумажной версии трудовой книжки, но чуть позже передумал, работодатель далее ведет только электронную трудовую. А вот если работник отказался от бумажной трудовой книжки и написал соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года, то он уже не сможет вернуть прежний, бумажный формат.
Что нужно знать работодателю
• С начала 2020 года нужно подавать в Пенсионный фонд России сведения о кадровых мероприятиях по новой форме (СЗВ-ТД). В случае приема на работу или увольнения сотрудника – на следующий день после приказа. В остальных – до 15-го числа следующего месяца.
• Компании с численностью до 25 сотрудников могут подавать отчетность в электронном или бумажном виде. От 25 – только в электронном.
• До 31 октября 2020 года включительно нужно письменно уведомить работников о необходимости сделать выбор между электронной и бумажной трудовой. До 31 декабря ждать их заявления в ответ.
• Если сотрудник выбрал электронную книжку, надо внести соответствующую запись об этом в бумажную книжку и вернуть ее сотруднику.
• Если сотрудник выбрал бумажную книжку или проигнорировал выбор, надо продолжать вести его трудовую книжку как обычно и одновременно подавать сведения о его трудовой деятельности в ПФР в электронном виде.
ВОПРОС-ОТВЕТ
Я перешел на электронную трудовую книжку, бумажную можно выкидывать?
Ни в коем случае. В электронной трудовой книжке содержится история вашей работы только начиная с 2020 года. Таким образом, бумажная версия не теряет своей силы, и ей при необходимости можно будет подтвердить ваш предыдущий стаж.
А можно ли сразу занести все старые данные в систему?
Пока нет, но этот пробел уже предложили устранить. Проект закона предлагает дать работнику возможность обратиться в Пенсионный фонд России с просьбой включить в электронную трудовую книжку данные о своей работе за любой период. Если поправки будут одобрены, такое право вскоре появится.
Как предъявить электронную трудовую книжку будущему работодателю?
При трудоустройстве нужно предоставить работодателю сведения электронной трудовой книжки в цифровом виде (по электронной почте) или в привычном формате – на бумаге. Получить их можно онлайн на порталах es.pfrf.ru и gosuslugi.ru или лично в отделениях Пенсионного фонда или МФЦ. А еще на прежнем месте работы, но они будут касаться только конкретной компании.
Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке, где и на каких должностях вы трудились раньше. К электронной версии доступ у него будет только с вашего согласия и только в том случае, если вы передавали эти данные работодателю.
Что делать, если я найду ошибку в электронной трудовой?
Обратиться с заявлением к работодателю, чтобы он исправил или дополнил сведения и передал их в Пенсионный фонд России.
